11.18
David Allen kallar dem för hinkar (”buckets”), alla de verktyg som används för att samla in bråte (”stuff”). Här berättar jag vilka hjälpmedel jag använder som hinkar. Med det inte sagt att just mitt urval fungerar för alla, eller ens för mig själv alla gånger. Systemet är såklart individuellt och bör vara under ständig utveckling.
Bildtack till Rigmarole (Flickr)
Enkelt uttryckt kan vi säga att jag har en digital och en fysisk hink med mig nästan var jag än befinner mig.
Hinkar på kontoret
Digitalt bråte hamnar direkt i OmniFocus på min Mac. Jag har ställt in så att jag med kortkommandot cmd-option-a får upp en snabbruta för att mata in nya ”actions”. Där kan jag tilldela dem kontext och projekttillhörighet direkt eller låta sådant vara, då hamnar de i inkorgen för senare organisering.
Fysisk bråte hamnar direkt i en brevkorg av modell Dokument från IKEA. Den ser ut så här:
Brevkorg modell Dokument från IKEA
Denna brevkorgsmodell är på inget sätt optimal. Hade jag köpt en idag hade jag valt en lite djupare för att förhindra att saker flyger ur den, och gärna en med lock för att kunna stänga den om där ligger olämpligheter och jag får besök (har inte hänt ännu, men vem vet).
Det är bara den översta våningen jag använder som inkorg. I de undre korgarna ligger färska tomma dokumentmappar till mitt referens-/projektarkiv (mer om det i ett framtida inlägg) och tomma A4-ark för snabba anteckningar, skisser och tankekartor. David Allen föreslår också att vi har en utkorg, det har jag mycket lite behov av. Sådant som ska med ut från kontoret hamnar antingen i min väska eller ska gå som utgående post och sådan lämnar jag i receptionen på kontorshotellet där vi håller till.
Hinkar hemma
Hemma har jag motsvarande system som på kontoret. En fysisk inkorg av plast och OmniFocus. Min privata dator är också en Mac. Och tur är det för OmniFocus finns nämligen bara till Mac och har den fantastiska möjligheten att synka mellan datorer genom ”molnet”, alltså över Internet. Det betyder att jag har samma innehåll i samtliga mina kopior av OmniFocus inom bara några sekunder från det att jag gör en förändring.
Hinkar på språng
När jag inte är hemma eller på kontoret ser min möjlighet att samla in bråte ut enligt följande.
Oftast har jag ju faktiskt min jobbdator med mig. Jag har alltså möjlighet att arbeta direkt i OmniFocus på de flesta ställen. Det är dock inte alltid datorn är med eller jag har möjlighet, eller tid, att plocka fram den. Då är det tur att OmniFocus även finns till iPhone. Faktum är att det var direkt avgörande när jag valde mjukvara till mitt GTD-system. Det blev lite dyrare (kostar $79.95 till Mac OS X och $19.99 till iPhone) men just denna funktion är avgörande för mig. Det finns gratisprogram som kan synka mellan Mac och iPhone men inte utan att man kopplar samman dem. I OmniFocus till iPhone finns en funktion för att snabbt placera bråte i inkorgen. Tyvärr måste jag säga att jag inte är särskilt nöjd med den funktionen. Den är helt enkelt för långsam och detta får till följd att jag allt för ofta håller saker i huvudet tills jag kan använda OmniFocus i datorn istället. En förarglig lucka i mitt system, som ska åtgärdas!
Fysiskt bråte hamnar i min portabla inkorg. Den består helt enkelt av en svart snoddmapp märkt ”Inkorg portabel” som alltid följer med i väskan och som töms i inkorgen på kontoret eller hemma så fort jag får chansen.
Nästa steg
Jag nämnde ovan att jag inte är särskilt nöjd med inkorgsfunktionen i OmniFocus till iPhone. Det går för långsamt och jag behöver ett snabbare sätt att samla in tankar och idéer när jag inte sitter framför min dator. Just nu är jag oerhört sugen på att investera i någon av David Allens GTD NoteTaker Wallets. Det är riktigt nördigt, jag vet. Men tanken på att alltid ha papper och penna till hands är riktigt lockande. Och jag skulle inte bli helt ensam i landet med att ha en. Björn Falkevik har en och han har till och med spelat in när han packade upp den.
2 tankar om hinkar
1) min underbara Emma gav mig en filofax miniplånbok med anteckningsblock för notetaking var som helst. (och ihopdragbar penna). Det är ju generalnördigt men skönt att ha.
2) på ämnet buckets gillar jag the bucket list. Den handlar om två gubbar som snart ska dö – de gör en lista som med lite stretch kan tolkas som 50′000 ft-nivån Life Mission i David Allens GTD.
Intressant att läsa vad du använder för digitala verktyg för GTD. Jag håller själv på och läser David Allen’s bok just nu så får se vad jag skall använda för några verktyg själv sedan. Kör inte Mac, men tror jag kommer köra något ”moln”-baserat verktyg mest. Bra när man kan komma åt hinkarna från vilken dator som helst. Sedan skall de ju gärna synkas så man kommer åt dem om man är ”offline” också!
Hej Annika och tack för din kommentar! Du kan räkna med att det kommer att komma fler inlägg där vi delar med oss av våra lösningar för de olika delarna av GTD.
Hej,
Kul att du delar med dig av ditt arbetssätt med GTD.
Jag själv använder en Muji Arkivlåda A4 i genomskinlig akryl inköpt på Åhlens för 75:-
http://static3.ahlens.se/system/modules/com.gridnine.opencms.catalogue/link_getbin.jpg_1236354245.jpg
Det är nog det som är min bucket, det andra skulle då vara min jackficka, där jag sparar kvitton och annat som jag sen lägger i inkorgen om det inte tar mindre än två minuter att fixa, då gör jag det direkt, så klart.
Annars så skriver jag in mitt stuff direkt i Outlook på min jobbdator eller i Agenda One på min HTC Touch cruise.
http://www.developerone.com/agendaone/screens/a1weekview3.gif
Vill hålla med om att en minianteckningsbok skulle vara lockande men jag ska försöka att inte frestas så mycket av det då jag skriver in det jag behöver direkt i kalendern.
Ha det,
//Peter