KARATEKOLL.SE

Det andra delen i snabbgenomgång av David Allens bok Getting things done© (GTD) som beskriver hur stress och inre oordning skapas och kan motverkas.  De övriga delarna behandlar GTD för en helt ny värld (del1) samt GTD: prioritera genomtänkt (del3)

Det ena benet i  GTD-paketet som David Allen tagit fram är kontroll. Med kontroll avses kontroll på alla lösa trådar – alla tankar, idéer, dokument, papper, löften till sig själv och löften till andra, och inte minst alla borde, måsten, kansken och skall. Med GTD försöker man skapa kontroll för att få perspektiv på saker. För att veta var allt finns, vad det betyder och besluta sig för vad man ska göra med det. Om något. Denna övergripande kontroll skaffar man i 5 distinkta faser.
1 Samla allt, 2 Bearbeta det samlade, 3 Organisera besluten, 4 Gå igenom allt, 5 Genomför det du beslutat.

1 Samla allt som betyder något i samma system

Första steget är att samla allt inkommande i inkorgar för respektive miljö – mejl, brev, dokument, minneslappar, anteckningar, reklam, numret från krogen, telefonsamtal. Men också tankar, idéer, tips och glöm-inte. Naturligtvis blir det olika inkorgar för olika kanaler – att skriva ut alla mejl, eller scanna in alla brev är definitivt inget som sparar tid, och naturens resurser.

Här följer en liten lista på inkorgar

• postfack på jobbet (vid skrivbordet)
• postfack hemma (igen, vid skrivbordet)
• mejl-inkorgen privat
• mejl-inkorgen i jobbmejlen*
• mess, inkommande telefon, telefonsvarare**

Målen är att dels känna kontroll genom överblick, dels frigöra energi och tankeförmåga. Därför för man in allting i samma system – så att hjärnan kan släppa det och magen kan slappna av. Med allting i samma system vet man att det är allt.

Det är svårt att föreställa sig känslan av frihet bara av att ha samlat allting i inkorgen. Att veta att det finns ingenting någonstans som jag vill eller borde göra något med utanför denna samling. Som Allen skriver: ”ja det är en massa skräp i inkorgen (flera) – men det är inte skräp någon annanstans.”

2 Bearbeta varje sak i inkorgen fokuserat

Lilla listan:

• Ta EN sak i taget
• Börja i en ände och gå igenom hela inkorgen
• Lägg inte tillbaka något i inkorgen

Bearbeta handlar om beslut. Man ställs inför ett antal snabba frågor, vissa är självklara – andra måste man skapa ett svar på. Detta innebär steg 2 bearbeta (process).
Det första beslutet är om man vill eller inte vill agera på det. Om man vill agera på det så blir beslut 2 att definiera vad den första konkreta åtgärden är. Skriv konkret. Helst inte ”boka möte” -  hellre ”mejla ledningsgruppen om nytt möte”.

Observera! Om det du ska göra tar 2 minuter eller mindre – gör det direkt. På en  gång!

När du vet vad du vill med varje sak då är det dags för..

3 Organisera varje sak efter besluten

Om man i bearbeta-steget tänker kring bråten i inkorgen en sak i taget – så är tredje steget att placera dokument, beslut, information på rätt plats i ett system vi litar på.

• Saker man inte vill agera på hamnar antingen i Arkivet, Papperskorgen eller Lista/korg för Sen-Kanske.
• Saker som är projekt hamnar på projektlistan, och material i projektmaterial
• Saker med åtgärder hamnar på att-göra-listor efter miljö/kontext.
• Saker som går fort (max 2 minuter) görs omedelbart.
• Saker som är tidsbundna skrivs i kalendern (inte annat).
• Saker som andra ska göra hamnar i väntar på..-listan.

4 Översyn över systemet och alla sakerna.

(Under bearbetning..)

5 Genomför utifrån 3 modeller

DA beskriver 3 modeller för att GÖRA saker: 4 kriterier tydligt och enkelt att använda, 3 typer av aktiviteter samt 6 nivåer av priorteringar.

4 kriterier

1. Vad kan jag göra (listorna för den här miljön/kontexten)
2. Vad hinner jag (kolla kalendern efter nästa bokning)
3. vilket skick är jag i (seg och svettig eller välklädd och charmig)
4. Vad bestämmer jag mig att göra utifrån de saker jag kan, hinner och bör göra?

3 typer av aktiviteter

• Genomför planerade aktiviteter
• Planerar aktiviteter
• Genomför saker som dyker upp

6 nivåer av prioriteringar

• Åtgärder
• projekt
• Livsområden
• 1-års-mål
• 5-års-vision
• Livsuppgift

Vad är rätt sak att ta tag i här och nu – utifrån dessa prioriteringar, viljor och perspektiv.