KARATEKOLL.SE

David Allen kallar dem för hinkar (”buckets”), alla de verktyg som används för att samla in bråte (”stuff”). Här berättar jag vilka hjälpmedel jag använder som hinkar. Med det inte sagt att just mitt urval fungerar för alla, eller ens för mig själv alla gånger. Systemet är såklart individuellt och bör vara under ständig utveckling.

Bildtack till Rigmarole (Flickr)

Enkelt uttryckt kan vi säga att jag har en digital och en fysisk hink med mig nästan var jag än befinner mig.

Hinkar på kontoret

Digitalt bråte hamnar direkt i OmniFocus på min Mac. Jag har ställt in så att jag med kortkommandot cmd-option-a får upp en snabbruta för att mata in nya ”actions”. Där kan jag tilldela dem kontext och projekttillhörighet direkt eller låta sådant vara, då hamnar de i inkorgen för senare organisering.

Fysisk bråte hamnar direkt i en brevkorg av modell Dokument från IKEA. Den ser ut så här:

Brevkorg modell Dokument från IKEA

Denna brevkorgsmodell är på inget sätt optimal. Hade jag köpt en idag hade jag valt en lite djupare för att förhindra att saker flyger ur den, och gärna en med lock för att kunna stänga den om där ligger olämpligheter och jag får besök (har inte hänt ännu, men vem vet).

Det är bara den översta våningen jag använder som inkorg. I de undre korgarna ligger färska tomma dokumentmappar till mitt referens-/projektarkiv (mer om det i ett framtida inlägg) och tomma A4-ark för snabba anteckningar, skisser och tankekartor. David Allen föreslår också att vi har en utkorg, det har jag mycket lite behov av. Sådant som ska med ut från kontoret hamnar antingen i min väska eller ska gå som utgående post och sådan lämnar jag i receptionen på kontorshotellet där vi håller till.

Hinkar hemma

Hemma har jag motsvarande system som på kontoret. En fysisk inkorg av plast och OmniFocus. Min privata dator är också en Mac. Och tur är det för OmniFocus finns nämligen bara till Mac och har den fantastiska möjligheten att synka mellan datorer genom ”molnet”, alltså över Internet. Det betyder att jag har samma innehåll i samtliga mina kopior av OmniFocus inom bara några sekunder från det att jag gör en förändring.

Hinkar på språng

När jag inte är hemma eller på kontoret ser min möjlighet att samla in bråte ut enligt följande.

Oftast har jag ju faktiskt min jobbdator med mig. Jag har alltså möjlighet att arbeta direkt i OmniFocus på de flesta ställen. Det är dock inte alltid datorn är med eller jag har möjlighet, eller tid, att plocka fram den. Då är det tur att OmniFocus även finns till iPhone. Faktum är att det var direkt avgörande när jag valde mjukvara till mitt GTD-system. Det blev lite dyrare (kostar $79.95 till Mac OS X och $19.99 till iPhone) men just denna funktion är avgörande för mig. Det finns gratisprogram som kan synka mellan Mac och iPhone men inte utan att man kopplar samman dem. I OmniFocus till iPhone finns en funktion för att snabbt placera bråte i inkorgen. Tyvärr måste jag säga att jag inte är särskilt nöjd med den funktionen. Den är helt enkelt för långsam och detta får till följd att jag allt för ofta håller saker i huvudet tills jag kan använda OmniFocus i datorn istället. En förarglig lucka i mitt system, som ska åtgärdas!

Fysiskt bråte hamnar i min portabla inkorg. Den består helt enkelt av en svart snoddmapp märkt ”Inkorg portabel” som alltid följer med i väskan och som töms i inkorgen på kontoret eller hemma så fort jag får chansen.

Nästa steg

Jag nämnde ovan att jag inte är särskilt nöjd med inkorgsfunktionen i OmniFocus till iPhone. Det går för långsamt och jag behöver ett snabbare sätt att samla in tankar och idéer när jag inte sitter framför min dator. Just nu är jag oerhört sugen på att investera i någon av David Allens GTD NoteTaker Wallets. Det är riktigt nördigt, jag vet. Men tanken på att alltid ha papper och penna till hands är riktigt lockande. Och jag skulle inte bli helt ensam i landet med att ha en. Björn Falkevik har en och han har till och med spelat in när han packade upp den.

Funderar på motvilja mot effektivitet. Om effektivitet har blivit ett självändamålsligt mantra. Om effektivitet mäts bara i mest resultat per tid (och pengar). Då känns inte effektivitet så intressant. De flesta vill ju åstadkomma saker för att skapa en känsla. Personlig effektivitet och GTD skapar helst en känsla av kontroll, översikt och självmakt (empowerment bättre ord). Jag ser effektivitet ställt mot den resurs man är mån om. Ofta tid eller pengar, men ibland kanske inte.

I David Allens resonemang (och bok GTD) gillar jag att det finns en tydlig anklang av resultat kontra vilja.  När jag utbildar medarbetare och bekanta i GTD, 7Habits och personlig effektivitet gör jag det med ordet vilja.  DA använder de två benen Control, där kontroll står för översikten, makten, förmågan ja kontrollen och Perspective, vilja* som står för prioriteringarna.

Saxat från GTD: Prioritera genomtänkt (del 3)

DA beskriver Perspective med en möjligen fånig flygplansbild, där höjden över havet illustrerar graden av översikt (och tidsperspektiv). Från flygbanan upp till 50′000 fot beskrivs Actions/Åtgärder, Projekt, Areas of responsability/Livsområden*, 1-year-goals, 5-year-vision och Life Mission/Livsmål*. På dessa 6 nivåer listar vi vår vilja, våra prioriteringar, med de olika perspektiven.

*min översättning

Som AW skrev häromdagen så måste väl effektivitet handla om vad jag vill inte vad produktivtetsmätare av olika slag tycker eller påstår.

Men..

Har jag inte en klar – nedskriven – bild av vad jag vill, då blir ofta biggest and loudest det som är lättast att ta tag i. Och här skapas en negativ känsla av krav och press som leder till oro, och uppgivenhet och en ond cirkel av stress. Jag tror att med översikt över allt man gör – och med perspektiv på vad man vill. Då kan man vara helt lugn och fullständigt effektiv.

Nu går det att se vem som har skrivit respektive inlägg på Karatekoll. Namnet syns efter ”Author” i metadatan under rubriken på varje inlägg. Länken leder till en lista med respektive författarens alla inlägg.

Jag är verkligen ingen PHP-wiz, det tog mig trekvart innan jag förstod att jag pillade i php-filen för sidor och inte för inlägg och jag kunde inte förstå varför inget hände när jag ändrade.

Dagens seriestrip på Wulffmorgenthaler (följ länken för att läsa stripen) handlar om effektivitet. På sätt och vis. Den får mig att tänka på en vanlig kommentar jag brukar få när jag berättar att jag tillämpar GTD. Imvändningen implicerar att det skulle handla om att klämma in så mycket aktivitet på så kort tid som möjligt, eller att aldrig koppla bort ambitionen att prestera. Det kan låta ”jag skulle aldrig orka med att alltid vara effektiv”. Det är intressant eftersom GTD på sätt och vis handlar om den exakta motsatsen till detta. När man väl arbetar ska man göra det så effektivt som möjligt och fokusera på rätt aktivitet vid rätt tillfälle på rätt plats. För min del handlar det mycket om lyxen att verkligen kunna koppla av när det är läge för det. Och det läget dyker ju upp oftare om man är effektiv när det gäller!

För många är detta nog vardagsmat, men för andra fortfarande sci-fi.

Jag har varit upptagen i flera dagar och varken hunnit vittja mitt RSS-flöde eller blogga.

Just nu sitter jag på en krog och väntar på en vän som är lite sen. Tack vare 3G och min iPhone har jag nu tagit mig igenom 300+ artiklar i Google Reader och skrivit den här posten. Saker som annars hade häng över mig i morgon, i övermorgon eller dagen efter det.

Prylar är inte bara nördigt, skillnaden i produktivitet kan vara riktigt märkbar.

Där kom vännen!

I min professionella och akademiska karriär hittills har ett genomgående tema varit påtagligt. Vi kan kalla det för en princip, ett fundament eller en plattform för den kunskap jag tillgodogjort mig. Min observation är att just denna princip återkommer på flera sätt i effektivitetslitteraturen.

Mina studier har huvudsakligen bestått av kommunikationsinriktade ämnen som medie- och kommunikationsvetenskap, marknadsföring och retorik. Professionellt har jag ägnat mig åt exempelvis politisk påverkan, försäljning, projektledning och produktion av webbplatser.

Vilken är principen? Jo, att i alla dessa situationer måste man vara mycket medveten om vem som är mottagare eller målgrupp för det man producerar och sedan utgå ifrån dennes perspektiv. För marknadsföraren är detta självklart. För försäljaren är det A och O att kommunicera nytta framför funktion. Språkhantverkaren (exempelvis författaren) måste veta vem som kommer att läsa texten för att kunna anpassa sitt språk därefter.

I effektivitetslitteraturen är detta lika basalt. Om du vill åstadkomma saker i relation till andra människor så måste du förstå dem!

Dale Carnegie återkommer till detta flera gånger i How to win friends and influence people. Redan i det inledande kapitlet där han redogör för ”Grundläggande tekniker för att hantera människor” så kretsar resonemangen kring detta. Vi ska 1) ge beröm, inte kritisera; den andra personen har antagligen menat väl och kommer annars att bli sårad och försvara sig, 2) visa ärlig och uppriktig uppskattning, alltså appellera till människors grundläggande behov av att känna sig viktiga och duktiga och 3) se till andra människors vilja och begär, de struntar nämligen i vad vi vill.

För Stephen Covey är det här också viktigt. Han formulerar det i sin femte av sina Seven habits of highly effecitve people: ”Seek First to Understand, Then to be Understood: Principles of Mutual Understanding”.

Både Covey och Carnegie är överens: vi ska inte bara följa dessa råd för att vara snälla. Vi ska göra det för att det hjälper oss att nå resultat och komma närmare våra mål.

Det verkar som att den här principen utgör ett fundament för mänsklig interaktion. Ändå är det så sällsynt med människor som följer dem. Kritik är vanligare än beröm och företag och politiker envisas med att förmedla vad de vill och vad de är bra på och kan åstadkomma. Dags för en förändring?

Hos Frode Odegard hittar jag en serie videoklipp från världens första GTD-tweetup (fysisk träff mellan användare av Twitter). Den hölls i Oslo den 21 september i år. Jag har inte själv tittat igenom alla tio videoklipp men jag har skummat dem och där finns en del matnyttigt, inte minst en hälsning på länk från en väldigt speciell gäst. Gissa vem!

Läs Frode Odegards blogginlägg om tweetupen och videoklippen.

Se klippen nedan eller i Odegards kanal på YouTube.

Visst vore det kul med en tweetup på temat GTD i Sverige? Vem är mest lämpad som föreläsare?

Edit: Nu är alla klippen, inte bara det första, inbäddade ovan.